Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 6 octobre 2026

Dentalium OS est un logiciel de gestion de cabinet dentaire édité et exploité par NEXTOP AGENCY FZE, société établie aux Émirats arabes unis (« nous »). Cette politique explique quelles données nous traitons lorsque vous utilisez le site dentalium.net, l’application web Dentalium OS et l’application iPhone Dentalium OS (ensemble, le « Service »), pourquoi nous les traitons, avec qui nous les partageons et quels sont vos droits.

1. Qui est responsable de vos données ?

• Pour les comptes des cabinets (propriétaires, praticiens, équipe) et la facturation, NEXTOP AGENCY FZE est responsable du traitement.
• Pour les données des patients saisies par un cabinet, le cabinet est responsable du traitement. Nous les traitons uniquement pour son compte, selon ses instructions et dans le seul but de lui fournir le Service. Si vous êtes patient d’un cabinet qui utilise Dentalium OS, adressez vos demandes à votre cabinet ; nous l’aiderons à y répondre.

2. Les données que nous traitons

• Compte : nom, adresse e-mail, téléphone éventuel, rôle dans le cabinet et langue. La connexion est gérée par notre prestataire d’authentification : nous ne voyons jamais votre mot de passe. Si vous vous connectez avec Google ou LinkedIn, ce service nous transmet votre nom et votre adresse e-mail.
• Cabinet : nom, adresse, horaires, soins et tarifs, membres de l’équipe, praticiens et leurs horaires, paramètres (devise, fuseau horaire, indicatif téléphonique).
• Patients (saisis par le cabinet) : identité et coordonnées, rendez-vous, schéma dentaire, soins, antécédents médicaux et traitements (données de santé), ordonnances, photos, documents scannés, factures, paiements et notes de l’équipe.
• Facturation : offre choisie, accès praticiens facturés, factures. Les données de carte bancaire sont saisies et traitées par Stripe : nous ne les voyons pas et ne les conservons pas.
• Données techniques : adresse IP, type d’appareil et de navigateur, dates de connexion et journaux d’erreurs, pour la sécurité et le bon fonctionnement du Service.
• Application iPhone : l’appareil photo et la photothèque ne sont utilisés que lorsque vous prenez ou ajoutez une photo ou un document ; les notifications utilisent un identifiant propre à votre appareil. Le microphone sert uniquement à l’assistant vocal des offres avec réceptionniste IA, qui ne font pas partie de l’offre Basic.
• Site dentalium.net : aucun cookie publicitaire ni outil de mesure d’audience. L’application web n’utilise que les cookies nécessaires à la connexion.

3. Pourquoi nous les utilisons

• fournir le Service : agenda, dossiers patients, schéma dentaire, ordonnances, factures, dépenses, application iPhone ;
• créer et sécuriser les comptes, et donner à chaque membre de l’équipe les accès décidés par le cabinet ;
• envoyer, au nom du cabinet et selon ses réglages, les messages destinés à ses patients (confirmations, rappels et relances par SMS ou e-mail) ;
• gérer l’essai gratuit, l’abonnement et la facturation ;
• répondre à vos demandes d’assistance ;
• assurer la sécurité du Service, prévenir les abus et respecter nos obligations légales.

Nous ne vendons pas vos données, nous ne les utilisons pas à des fins publicitaires et nous ne faisons pas de profilage. Ces traitements reposent sur l’exécution du contrat qui nous lie au cabinet, sur notre intérêt légitime (sécurité, fiabilité du Service), sur nos obligations légales (facturation, comptabilité) et, lorsque la loi l’exige, sur le consentement. Pour les données de santé de ses patients, il appartient au cabinet de disposer d’une base légale appropriée.

4. Avec qui nous les partageons

Nos prestataires traitent des données uniquement pour nous fournir leur service :

• Contabo GmbH — hébergement des serveurs et des bases de données, situés en France (Union européenne) ;
• Clerk, Inc. — authentification et gestion des comptes (États-Unis) ;
• Stripe — paiement et facturation des abonnements ;
• Twilio et Telnyx — envoi des SMS ;
• Resend — envoi des e-mails ;
• Google — recherche d’adresse (Google Maps), synchronisation avec Google Agenda si le cabinet l’active, connexion avec Google si vous la choisissez ;
• Expo et Apple — acheminement des notifications de l’application iPhone.

Les offres avec réceptionniste IA, qui ne font pas partie de l’offre Basic, utilisent en plus OpenAI (compréhension et réponses vocales lors des appels) et, aux États-Unis, Stedi (vérification d’assurance). Ces services ne reçoivent aucune donnée des cabinets sur l’offre Basic.

Nous pouvons aussi communiquer des données lorsque la loi l’exige, ou en cas de réorganisation de notre société (fusion, cession), avec les mêmes garanties de protection.

5. Transferts internationaux

Nos serveurs sont situés en France (Union européenne). Certains prestataires traitent des données dans d’autres pays, notamment aux États-Unis ; nous retenons des prestataires qui offrent des garanties appropriées (clauses contractuelles types ou mécanismes équivalents).

6. Durée de conservation

• Les données du compte et du cabinet sont conservées tant que le compte est actif.
• Après la suppression d’un compte, ses données sont effacées de nos systèmes actifs dans un délai de 30 jours ; les copies de sauvegarde sont supprimées au fil de leur renouvellement.
• Les factures et données de facturation sont conservées pendant la durée exigée par la loi.
• Les journaux techniques sont conservés pendant une durée limitée, pour la sécurité du Service.

7. Sécurité

Connexions chiffrées (HTTPS), chiffrement des coordonnées et des informations médicales des patients dans la base de données, accès limités selon le rôle (chaque praticien n’accède qu’aux patients qu’il suit) et sauvegardes régulières. Si un incident touchait vos données, nous vous en informerions comme la loi le prévoit.

8. Vos droits

Selon la loi applicable — notamment la loi algérienne n° 18-07 du 10 juin 2018, le décret-loi fédéral n° 45 de 2021 des Émirats arabes unis et, le cas échéant, le RGPD européen —, vous pouvez demander l’accès à vos données, leur rectification, leur suppression, leur export, la limitation de leur traitement ou vous y opposer, et retirer votre consentement. Écrivez-nous à support@dentalium.net : nous répondons dans un délai d’un mois. Vous pouvez aussi saisir l’autorité de protection des données de votre pays (en Algérie, l’ANPDP). Pour supprimer votre compte, consultez la page Supprimer son compte.

9. Mineurs

Le Service s’adresse aux professionnels de santé. Les données de patients mineurs sont saisies par les cabinets, sous leur responsabilité.

10. Modifications

Nous pouvons modifier cette politique. La date de mise à jour figure en haut de la page, et nous informons les propriétaires de compte de tout changement important.

11. Contact

NEXTOP AGENCY FZE, Émirats arabes unis — support@dentalium.net

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Privacy Policy

Last updated: October 6, 2026

Dentalium OS is dental practice management software published and operated by NEXTOP AGENCY FZE, a company established in the United Arab Emirates (“we”). This policy explains what data we process when you use the dentalium.net website, the Dentalium OS web app and the Dentalium OS iPhone app (together, the “Service”), why we process it, who we share it with and what your rights are.

1. Who is responsible for your data?

• For clinic accounts (owners, practitioners, staff) and billing, NEXTOP AGENCY FZE is the data controller.
• For patient data entered by a clinic, the clinic is the data controller. We process it only on the clinic’s behalf, on its instructions and solely to provide the Service. If you are a patient of a clinic that uses Dentalium OS, please send your requests to your clinic; we will help it respond.

2. The data we process

• Account: name, email address, optional phone number, role in the clinic and language. Sign-in is handled by our authentication provider: we never see your password. If you sign in with Google or LinkedIn, that service shares your name and email address with us.
• Clinic: name, address, opening hours, treatments and prices, team members, practitioners and their schedules, settings (currency, time zone, phone country code).
• Patients (entered by the clinic): identity and contact details, appointments, dental chart, treatments, medical history and medications (health data), prescriptions, photos, scanned documents, invoices, payments and team notes.
• Billing: chosen plan, billed practitioner logins, invoices. Card details are entered on and processed by Stripe: we never see or store them.
• Technical data: IP address, device and browser type, sign-in times and error logs, for security and to keep the Service working.
• iPhone app: the camera and photo library are used only when you take or add a photo or document; notifications use an identifier specific to your device. The microphone is used only by the voice assistant of the AI receptionist plans, which are not part of the Basic plan.
• dentalium.net website: no advertising cookies and no analytics. The web app only uses the cookies needed to keep you signed in.

3. Why we use it

• to provide the Service: calendar, patient records, dental chart, prescriptions, invoices, expenses, iPhone app;
• to create and secure accounts, and give each team member the access the clinic decides;
• to send, on the clinic’s behalf and according to its settings, messages to its patients (confirmations, reminders and follow-ups by SMS or email);
• to manage the free trial, the subscription and billing;
• to answer your support requests;
• to keep the Service secure, prevent abuse and meet our legal obligations.

We do not sell your data, we do not use it for advertising and we do not profile you. This processing is based on the contract with the clinic, our legitimate interest (security and reliability of the Service), our legal obligations (billing, accounting) and, where the law requires it, consent. For its patients’ health data, the clinic is responsible for having an appropriate legal basis.

4. Who we share it with

Our providers process data only to provide their service to us:

• Contabo GmbH — hosting of our servers and databases, located in France (European Union);
• Clerk, Inc. — authentication and account management (United States);
• Stripe — subscription payments and billing;
• Twilio and Telnyx — sending text messages (SMS);
• Resend — sending emails;
• Google — address search (Google Maps), Google Calendar sync if the clinic turns it on, Sign in with Google if you choose it;
• Expo and Apple — delivering the iPhone app’s notifications.

The AI receptionist plans, which are not part of the Basic plan, also use OpenAI (understanding and answering phone calls) and, in the United States, Stedi (insurance eligibility checks). These services receive no data from clinics on the Basic plan.

We may also disclose data where the law requires it, or in a reorganisation of our company (merger, sale), with the same protections.

5. International transfers

Our servers are located in France (European Union). Some providers process data in other countries, including the United States; we choose providers that offer appropriate safeguards (standard contractual clauses or equivalent mechanisms).

6. Retention

• Account and clinic data are kept for as long as the account is active.
• When an account is deleted, its data is erased from our active systems within 30 days; backup copies are deleted as backups are renewed.
• Invoices and billing records are kept for as long as the law requires.
• Technical logs are kept for a limited time, for security.

7. Security

Encrypted connections (HTTPS), encryption of patients’ contact details and medical information in the database, role-based access (each practitioner only accesses the patients they treat) and regular backups. If an incident affected your data, we would inform you as the law requires.

8. Your rights

Under applicable law — including Algerian Law No. 18-07 of 10 June 2018, United Arab Emirates Federal Decree-Law No. 45 of 2021 and, where it applies, the EU GDPR — you can ask to access, correct, delete or export your data, restrict or object to its processing, and withdraw your consent. Write to support@dentalium.net: we reply within one month. You can also contact the data protection authority of your country (in Algeria, the ANPDP). To delete your account, see Delete your account.

9. Minors

The Service is intended for healthcare professionals. Data about patients who are minors is entered by clinics, under their responsibility.

10. Changes

We may update this policy. The date at the top shows the latest version, and we inform account owners of any significant change.

11. Contact

NEXTOP AGENCY FZE, United Arab Emirates — support@dentalium.net